Tekstin koko

Pieni tekstikoko Keskisuuri tekstikoko Suuri tekstikoko

Asiointitili / Käyttöehdot ja rekisteriseloste

Käyttöehdot ja rekisteriseloste

Tältä sivulta löydät Kansalaisen asiointitilin käyttöehdot ja Asiointitilipalvelun rekisteriselosteen. Päivitetty 20.11.2017


ASIOINTITILIN KÄYTTÖEHDOT

1 ASIOINTITILIN TARKOITUS JA KÄYTTÖEHDOT

1.1 Asiointitilin käytön osapuolet

Asiointitilin kautta tarjottavien palvelujen tarjoaja on Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori on osa valtionhallintoa. Palvelun tarjoajasta käytetään näissä käyttöehdoissa lyhennettä Valtori.

Yhteystiedot:

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
Vapaudenkatu 58
40100 Jyväskylä
etunimi.sukunimi@valtori.fi

Asiointitilin käyttäjä voi olla jokainen luonnollinen henkilö, jolla on suomalainen henkilötunnus ja joka ottaa Asiointitilin käyttöönsä hyväksyen samalla nämä käyttöehdot itseään sitovaksi. Käyttäjällä tulee lisäksi olla henkilökohtainen vahva tunnistusväline (esimerkiksi mobiilivarmenne, henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset tai sähköinen henkilökortti). Palvelun käyttö on käyttäjälle maksutonta, mutta viranomainen voi periä palveluun toimittamastaan päätöksestä erillisen maksun.

Viranomainen on Asiointitilin kautta käyttäjään yhteyttä pitävä viranomainen taikka muu viranomaisorganisaatio.

 

1.2 Asiointitilin tarkoitus

Asiointitili on kansalaisten ja viranomaisten sähköisen asioinnin vuorovaikutteinen viestintäkanava ja hallinnollisten asiakirjojen keskitetty sähköinen tiedoksiantopaikka. Näitä toimintoja kutsutaan näissä käyttöehdoissa palveluksi. Asiointitili tarjoaa yhtenäisen kommunikaatiokanavan julkishallinnon ja kansalaisen välille. Palvelu koostuu kahdesta erillisestä palvelusta:

  • Asiointitilistä ja
  • välivarastosta.

Asiointitili sisältää palvelun käyttöliittymän, käyttäjän vastaanottamat ja lähettämät asiointiviestit, sekä palvelun yleistiedot. Välivarasto sisältää käyttäjän vastaanottamien ja lähettämien asiointiviestien sisältämät liitetiedostot. Välivaraston lisäksi viranomaisen lähettämien asiointiviestien sisältämät liitetiedostot voivat sijaita myös yksittäisen viranomaisen omassa asiointipalvelussa.

Asiointitili tarjoaa mahdollisuuden toimittaa käyttäjälle hallinnollisia asiakirjoja sähköisesti. Lisäksi käyttäjä voi ottaa yhteyttä viranomaiseen Asiointitilin kautta tunnistettuna, suojatun yhteyden välityksellä, mikäli viranomainen on avannut omaan järjestelmäänsä tämän mahdollisuuden.

Asiointitili voi sisältää siihen liittyneiden viranomaisten lähettämiä tiedoksiantoja ja muita viestejä. Käyttäjä voi lukea saapuneita ja vastaanottamiaan viestejä, vastata viesteihin ja lähettää viestejä viranomaiselle, mikäli viranomainen on mahdollistanut viestien vastaanottamisen omaan järjestelmäänsä, sekä poistaa saamansa ja lähettämänsä viestit.

 

1.3 Käyttöehtojen tarkoitus

Näillä käyttöehdoilla säännellään Asiointitiliä käyttävien osapuolten tehtäviä, oikeuksia ja velvollisuuksia. Käyttöehdoilla käyttäjä ja Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori sopivat Valtorin tuottaman palvelun rekisteröitymistä edellyttävän osan käytöstä. Palvelun sisältö määräytyy:

  1. näiden käyttöehtojen ja
  2. palvelun rekisteriselosteen

mukaisesti.

Palvelun käyttäminen sähköisen viestintäkanavan kautta osana viranomaisasiointia voi edellyttää käyttäjältä yksittäisen viranomaisen asiointipalveluissa erillisen palvelusopimuksen tekemistä tai kyseisen viranomaisen omien käyttöehtojen hyväksymistä.

Kunkin yksittäisen viranomaisen asiointipalvelun kohdalla sovelletaan sen omia ehtoja sikäli kuin ne poikkeavat näistä käyttöehdoista.

 

2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY JA YKSITYISYYDEN SUOJA

Palvelun toteuttamiseksi Valtori käsittelee käyttäjän henkilötietoja, joita ovat käyttäjän nimi, henkilötunnus, matkapuhelinnumero ja tieto Asiointitilin käyttöönotosta. Käyttäjän henkilötietoja käsitellään henkilötietolain (523/1999) 10 §:n nojalla tehdyn rekisteriselosteen mukaisesti. Rekisteröitymisen yhteydessä käyttäjästä tallennetaan rekisteriselosteessa mainitut tiedot Asiointitilin käyttäjärekisteriin. Henkilötiedoista voidaan luovuttaa palvelun käyttöön ottaneelle viranomaiselle vain henkilötunnus. Valtori toimittaa viranomaiselle koneellisen kuittauksen sähköisten viestien toimittamisesta käyttäjän Asiointitilille. Kuittaus sisältää viestin toimitusajan.

Valtori ei anna muissa kuin edellä mainituissa tapauksissa ulkopuolisille tietoja Asiointitilillä olevista tiedonannoista tai asiakirjoista ellei käyttäjä ole antanut nimenomaisesti lupaa tietojen antamiseen. Viranomaisen lähettämiin asiakirjoihin sovelletaan kuitenkin, mitä yleisten asiakirjojen julkisuudesta on säädetty viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999). Sen mukaan viranomaisen hallussa oleva asiakirja on laissa määriteltyjen edellytysten mukaan julkinen. Käyttäjän Asiointitilillä olevien asiakirjojen ei katsota olevan viranomaisen hallussa, vaan ne ovat kopioita viranomaisen hallussa olevista asiakirjoista.

 

3 PALVELUN TOTEUTUS

3.1 Rekisteröityminen ja kirjautuminen

Palvelun käyttäjäksi rekisteröidyttäessä ja jokaisella palveluun kirjautumiskerralla käyttäjän nimitiedot voidaan hakea Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä. Nimitiedot voidaan myös saada alkuperäisestä tunnistuslähteestä esim. pankin tunnistuspalvelusta. Käyttäjä voi ylläpitää matkapuhelinnumeroaan sekä sähköpostiosoitettaan Asiointitilillä. Näitä käytetään heräteviestin lähettämiseen Asiointitilipalveluun saapuneesta viestistä.

Palveluun kirjautuminen edellyttää aina vahvan tunnistusmenetelmän käyttöä. Tunnistus tapahtuu palvelun ulkopuolisessa tunnistuksenohjauspalvelussa. Käytössä oleva tunnistuksenohjauspalvelu on Suomi.fi-tunnistus.

 

3.2 Viestien välittäminen

Käyttäjä antaa Asiointitilin käyttöehdot hyväksyessään yleisen suostumuksen siihen, että Asiointitiliin liitetyt viranomaiset saavat toimittaa hänelle tiedoksiantoja sähköisesti Asiointitilille. Tällöin tiedoksiantoa ei toimiteta postitse. Viranomainen voi halutessaan toimittaa käyttäjän Asiointitilille sähköisen kopion tiedoksiannosta tai muusta viestistä, joka on toimitettu hänelle myös postitse.

Viranomaisen lähettämä viesti toimitetaan käyttäjän Asiointitilille vain, mikäli palvelussa ja viranomaisviestissä oleva yksilöivä tunnistetieto (käyttäjän henkilötunnus) täsmäävät. Muissa tapauksissa ja mahdollisissa virhetilanteissa viestin lähettänyt viranomainen saa virheilmoituksen. Viestin lähettäneen viranomaisen on seurattava viestin lähettämisen onnistumista. Mikäli lähettäminen epäonnistuu, on tiedoksianto lähetettävä postitse. Asiointitilille toimitetut viestit säilytetään Asiointitilillä, ellei käyttäjä poista niitä.  Palvelun päättyessä, viestit ja liitteet on luettavissa Asiointitilillä kohdassa 8 määritellyn ajan.  Käyttäjä vastaa itse viestien ja liitetiedostojen tallentamisesta ja arkistoinnista omalle tietokoneelle tai muuhun sähköiseen tallennuspaikkaan.

Viestit voivat sisältää liitetiedostoja, kuten viranomaisasiakirjoja. Sähköisten viestien ja muun aineiston sisällöstä ja muodosta vastaa viestin lähettäjä. Palvelussa yksittäisen viranomaisen on mahdollista määritellä sallitut liitetiedostojen tiedostomuodot. Liiteasiakirja voi sijaita joko Asiointitilin viranomaiselle tarjottavassa välivarastossa tai viranomaisen itse hallinnoimassa välivarastossa. Palvelun päättyessä, viestit ja liitteet on luettavissa Asiointitilillä kohdassa 8 määritellyn ajan. Viranomainen voi säilyttää toimittamansa liitetiedoston omassa välivarastossaan itse määrittelemänsä ajan. Alkuperäisen asiakirjan arkistointivaatimus säilyy viranomaisella, ja käyttäjä voi pyytää tarvittaessa uuden asiakirjakopion viranomaiselta.

Viestit voivat sisältää linkkejä, joiden oikeellisuudesta vastaa linkin lähettänyt viranomainen. Linkki voi johtaa tiettyyn sähköiseen dokumenttiin, lähettäjän asiointipalveluun tai muuhun lähettäjän määrittelemään paikkaan. Linkki voi lähettäjän valinnan mukaan johtaa muun palveluntarjoajan palvelimelle, sikäli kuin tämä muutoin on sallittua.

Kaikki Asiointitilille toimitettavat tiedoksiannot ja liitetiedostot ovat kopioita. Viranomaisella on velvollisuus arkistoida alkuperäiset asiakirjat joko paperiasiakirjoina tai sähköisessä muodossa viranomaisasiakirjojen arkistointia koskevien määräysten mukaisesti.

 

3.3 Tiedoksianto

Viranomainen voi toimittaa käyttäjälle tiedoksiantoja. Asiointitili toimittaa viranomaiselle koneellisen kuittauksen viestin toimitusajasta käyttäjän Asiointitilille. Sähköinen viesti katsotaan toimitetuksi käyttäjälle kolmantena päivänä siitä, kun se on toimitettu käyttäjän Asiointitilille.

Tiedoksi annetut viestit eivät edellytä käyttäjältä erillistä lukukuittausta.

Käyttäjä voi toimittaa palvelun kautta viestejä niille viranomaisille, jotka ovat liittäneet palveluitaan Asiointitiliin ja mahdollistaneet käyttäjien lähettämien viestien vastaanottamisen. Lähetetyt viestit tallentuvat Asiointitilille, ja käyttäjä voi poistaa ne halutessaan. Viranomaisen vastuulla on käsitellä sille saapuneet viestit voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

 

3.4 Todisteellinen tiedoksianto

Viranomainen voi toimittaa käyttäjälle todisteellisia tiedoksiantoja niissä tapauksissa, joista on säädetty sähköistä asiointia viranomaistoiminnassa koskevan lain (13/2003) 18 §:ssä sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna laissa 5.11.2010/924.

Käyttäjän tulee kuitata tiedoksianto vastaanotetuksi ennen avaamista. Asiointitili toimittaa tiedoksiannon lähettäneelle viranomaiselle koneellisen kuittauksen vastaanottajan kuittauksesta ja vastaanottoajasta. Todisteellinen tiedoksianto on annettu käyttäjälle, kun käyttäjä on kuitannut sen vastaanotetuksi.

Mikäli käyttäjä ei kuittaa todisteellista tiedoksiantoa vastaanotetuksi seitsemän päivän kuluessa sen toimittamisesta Asiointitilille, viranomainen on velvollinen toimittamaan tiedoksiannon postitse saantitodistusta vastaan.

 

3.5 Ilmoitus saapuneesta viestistä

Käyttäjän on tallennettava Asiointitilille sähköiset yhteystietonsa (sähköpostiosoite ja matkapuhelinnumero) saadakseen jompaankumpaan tai molempiin ilmoituksen Asiointitilille saapuneesta viestistä (”heräteviesti”). Käyttäjän yhteystietoja saadaan käyttää ainoastaan käyttäjän informoimiseen Asiointitilille saapuneista viesteistä.

 

3.6 Tiedoksiannot ja muu viestintä

Käyttäjä voi toimittaa viestejä niille viranomaisille, jotka ovat liittyneet järjestelmään ja mahdollistaneet viestien lähettämisen omiin järjestelmiinsä. Käyttäjä voi vastata viranomaisen lähettämään viestiin, jolloin viranomaiselle siirtyy vastausviestin mukana alkuperäisen viranomaisviestin viitetiedot. Asiakas voi myös lähettää viranomaiselle viestin, joka ei liity mihinkään erityiseen tiedoksiantoon tai asiaan, mikäli viranomainen on mahdollistanut tällaisen viestinnän.

Viranomainen voi valita, salliiko se vastaamisen sen lähettämiin tiedoksiantoihin vai myös muun viestinnän.

Viranomainen kuittaa vastaanottaneensa saamansa viestit sen mukaan kuin sen omissa ohjeistuksissa määrätään. Mikäli kuittausta ei tehdä, viestiä ei katsota vastaanotetuksi, ellei muuta osoiteta. Käyttäjän on valvottava oman etunsa nimissä, että viranomainen on vastaanottokuittauksin vahvistanut saaneensa viestin.

 

4 VIESTIEN SISÄLTÖ

Valtori ei valvo Asiointitilille välittämiensä viestien sisältöä lukuun ottamatta viestien ja liitetiedostojen virus- ja haittaohjelmatarkastusta. Viestien ja niiden mahdollisesti sisältämien linkkien muodosta ja sisällöstä sekä tietojen oikeellisuudesta vastaa joko viestin lähettäjä, viranomainen tai käyttäjä.

Viestin lähettäjä, viranomainen tai käyttäjä huolehtii siitä, että lähetetyt viestit liitteineen ja linkkeineen ovat lain ja hyvän tavan mukaisia eivätkä loukkaa tekijänoikeuksia tai ole muuten lainvastaisia.

Käyttäjä vastaa siitä, ettei hän tuo palveluun tai siihen liittyviin yksittäisten viranomaisten asiointipalveluihin aineistoa, joka sisältää viruksia tai muita järjestelmän toimintaa haittaavia ominaisuuksia, sekä siitä, ettei hän levitä tai muuten haittaa aiheuttavalla tavalla käsittele tällaista aineistoa. Käyttäjä sitoutuu olemaan käyttämättä palvelua haittaa aiheuttavien tai häiritsevien viestien, kuten roskapostin, ketjukirjeiden ja tilaamattomien massapostitusten, lähettämiseen.

Väärinkäytösten havaitsemisen jälkeen käyttäjän Asiointitili voidaan sulkea ja rikoksen tunnusmerkkien täyttyessä väärinkäytöksestä voidaan tehdä rikosilmoitus. Jos käyttäjän Asiointitilin kautta toimittaman aineiston sisältö on käyttöehtojen vastainen, Valtori ei ole velvollinen toimittamaan palvelua käyttäjälle.

Mikäli ilmenee, että käyttäjän palvelun avulla käsittelemä aineisto loukkaa toisen tekijän- tai muita oikeuksia, on lain tai näiden käyttöehtojen vastainen taikka voi aiheuttaa vahinkoa, on Valtorilla oikeus poistaa kyseinen aineisto.

 

5 KÄYTTÄJÄN VELVOLLISUUDET JA VASTUU

Käyttäjä vastaa palvelun avulla tai kautta lähettämänsä tai muuten käsittelemänsä aineiston sisällöstä ja esitysmuodosta.

Käyttäjän on huolehdittava palveluun toimittamiensa viestien varmuuskopioinnista. Palvelun käytön päättyessä käyttäjän on niin ikään tarvittaessa huolehdittava tarvitsemiensa viestien ja muun aineiston tallentamisesta ja arkistoinnista omalle tietokoneelle tai muuhun sähköiseen tallennuspaikkaan.

Käyttäjä ei voi kiistää Asiointitilin kautta tekemiään toimenpiteitä, jotka hän on asianmukaisesti tunnistettuna tehnyt, sillä perusteella, että toimenpiteet on tehty Asiointitilin kautta.

Mikäli käyttäjän tunnistusvälineet joutuvat sivullisen haltuun tai katoavat, käyttäjän on välittömästi ilmoitettava katoamisesta tunnistusvälineen myöntäneelle organisaatiolle. Mikäli käyttäjä laiminlyö tämän ilmoituksen, kantaa käyttäjä vastuun hänelle Asiointitilin väärinkäytöstä mahdollisesti aiheutuvasta vahingosta.

Käyttäjä vastaa niiden laitteiden, ohjelmistojen ja viestintä- sekä tietoliikenneyhteyksien kustannuksista ja toiminnasta, joilla hän käyttää palvelua.

Käyttäjä vastaa siitä, ettei hän palvelua käyttäen tuota, lähetä, säilytä tai muutoin käsittele aineistoa, joka loukkaa tekijänoikeuksia tai muita oikeuksia, hyvää tapaa, lakia tai viranomaisten määräyksiä. Valtori valvoo palvelun kautta toimitettavaa aineistoa yleisen käyttöraportoinnin ja viestien mahdollisten haittaohjelmien osalta. Kaikille palveluun toimitetuille ja sieltä lähetetyille viesteille tehdään virus- ja haittaohjelmatarkistus. Valtori ei valvo käyttäjän Asiointitilin, asiointiviestien tai liitetiedostojen sisältöä muuten kuin virus- ja haittaohjelmatarkastuksen kautta.

Näiden käyttöehtojen rikkominen voi aiheuttaa velvollisuuden korvata siitä aiheutunut vahinko ja johtaa rikosoikeudellisiin seuraamuksiin tietosuojalain (125/2009) 20§:n, rikoslain 34 luvun 9a §:n (540/2007) ja rikoslain 37 luvun 11 §:n (514/2003) mukaisesti.

 

6 PALVELUN TARJOAJAN VELVOLLISUUDET JA VASTUU

Valtori on osa valtionhallintoa, ja sen vastuu määräytyy julkisyhteisön vahingonkorvausvastuuta koskevien sääntöjen mukaisesti näiden käyttöehtojen määräykset huomioiden.

Valtori vastaa siitä, että palveluun liittyvässä tiedonsiirrossa ja käsittelyssä käytetyt salaus- ja suojausmenettelyt ovat asianmukaiset ja turvaavat lain edellyttämän luottamuksellisen viestin suojan palveluiden käytön yhteydessä.

Valtori ylläpitää palvelua niin, että se on käytettävissä 24 tuntia vuorokaudessa viikon kaikkina päivinä. Poikkeuksen palvelun ylläpidolle muodostavat vain ylivoimaiseksi esteeksi katsottava este, järjestelmän ylläpidon ja huollon välttämättä aiheuttamat katkokset sekä katkokset yleisessä tietoliikenteessä. Valtori voi tilapäisesti keskeyttää (käyttökatko) palvelun muutos- tai korjaustöiden tai järjestelmän ylläpidon aiheuttamien toimenpiteiden johdosta. Valtori ilmoittaa ennalta tiedossa olevista käyttökatkoista palvelun etusivulla.

Valtori ei vastaa viestien viivästymisestä, katoamisesta, vahingoittumisesta tai väärinohjautumisesta käyttäjälle aiheutuneesta vahingosta. Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 8 §:n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle käyttäjän vastuulla. Vastaavasti viranomainen ei voi vedota tiedoksiantoon, jota ei ole asianmukaisesti tehty näiden käyttöehtojen edellyttämällä tavalla huomioiden kuitenkin kyseistä viranomaistointa koskevat erityismääräykset.

Asiointitilin kautta käyttäjään yhteydessä oleva viranomainen vastaa käyttäjälle niiden määräysten ja periaatteiden mukaan, jotka koskevat sen toimintaa ja vastuuta yleisesti. Viranomainen vastaa myös siitä, että viestien lähettäminen vastaanottajalle on voimassaolevan lainsäädännön mukaan oikeutettua.

 

7 ASIOINTITILIN PASSIVOINTI TAI LOPETTAMINEN

Käyttäjällä on oikeus luopua Asiointitilin käytöstä. Käyttäjä voi passivoida Asiointitilin tai lopettaa Asiointitilin käytön oman Asiointitilinsä kautta. Käyttäjä voi ilmoittaa Asiointitilin käytöstä luopumisesta myös ilmoittamalla tästä todisteellisesti Valtorille.

Asiointitilin passivoinnin jälkeen käyttäjä ei voi vastaanottaa tai lähettää Asiointitilin kautta viestejä. Passivoinnin jälkeen Asiointitilillä olevat viestit ja asiakirjat säilyvät käyttöehdoissa aikaisemmin kuvatulla tavalla. Viranomainen toimittaa käyttäjälle lähetettävät viestit muita kanavia pitkin kunnes käyttäjä aktivoi Asiointitilin uudelleen. Halutessaan käyttäjä voi myös sulkea Asiointitilinsä kokonaan. Asiointitilillä olevat tiedot tuhotaan tällöin automaattisesti. Myös viranomainen voi luopua Asiointitilin käytöstä ilmoittamalla tästä Valtorille. Viranomaisen jo lähettämät tiedonannot ja asiakirjat säilyvät tällöin kuitenkin palvelussa.

Asiointitili on henkilökohtainen ja suljetaan, kun palveluntarjoaja on saanut tiedon käyttäjän kuolemasta. Käyttäjän yksityisyyden suojaan tämän kuoleman jälkeen sovelletaan, mitä siitä muutoinkin on voimassa.

Valtori voi sulkea tai keskeyttää palvelun, jos on syytä epäillä sen olevan tietoturvahyökkäyksen kohteena tai jos käyttäjä käyttää palvelua näiden käyttöehtojen tai lain tai hyvän tavan vastaisesti tai palvelun toimivuutta tai tietoturvajärjestelyjä vaarantavalla tavalla tai jos on perusteltua syytä epäillä väärinkäyttöä.

Valtori passivoi keskitetysti Asiointitilit, joissa ei ole tallennettuna kohdassa 3.5 tarkoitettua sähköistä yhteystietoa. Käyttäjä, jonka Asiointitili on passivoitu, saa Asiointitilin aktiiviseksi kirjautumalla tilille uudelleen ja tallentamalla sinne yhteystietonsa.

8 PALVELUN PÄÄTTYMINEN

 

Viranomaisten ja kansalaisten välinen sähköinen viestintä päättyy Kansalaisen asiointitiliä käyttäen 14.12.2017. Palvelun korvaa Väestörekisterikeskuksen tuottama Suomi.fi-viestit palvelu.  Käyttäjällä on mahdollisuus hakea ja tallentaa Asiointitilille tulleet viestit ja liitteet itselleen 30.6.2018 saakka, jonka jälkeen kirjautuminen Asiointitilille ei ole enää mahdollista.

9 MUUT EHDOT

Valtorilla on oikeus muuttaa näitä käyttöehtoja ilmoittamalla siitä käyttäjille ja viranomaisille Asiointitilin välityksellä. Muutokset astuvat voimaan, kun ilmoitus on saapunut Asiointitilille.

Näiden käyttöehtojen ohella Asiointitilin käyttöön sovelletaan lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) siihen myöhemmin tehtyine muutoksineen.

Palvelua koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla ja viimekädessä Helsingin käräjäoikeudessa.

 

ASIOINTITILIN REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Laadittu: 12.4.2013, päivitettu 20.11.2017

1 REKISTERIN NIMI

Asiointitilipalvelun käyttäjärekisteri

 

2 REKISTERINPITÄJÄ

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
Vapaudenkatu 58
40100 Jyväskylä
asiointitili(at)valtori.fi

 

3 REKISTERIASIAT

Henkilötietolain mukaiset tarkastusoikeuspyynnöt ja tiedon korjaamista koskevat pyynnöt pyydetään osoittamaan:

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin kirjaamo, sähköposti:
kirjaamo(at)valtori.fi
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
Vapaudenkatu 58
40100 Jyväskylä

Käyttäjällä on mahdollisuus tarkastaa asiointitilipalvelun tallentamat tapahtumat itse omalta Asiointitililtään palvelun päättymisen jälkeen 30.6.2018 saakka.

 

3.1 Rekisterin vastuuhenkilö

Yksikönpäällikkö Timo Karppanen
Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)valtori.fi
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
Lintulahdenkatu 5
00530 Helsinki

 

3.2 Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteri on Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin hallinnoiman Asiointitilipalvelun käyttäjärekisteri. Rekisterin avulla pidetään yllä tietoa niistä käyttäjistä, joilla on voimassa oleva Asiointitili sähköistä tiedoksiantoa varten. Asiointitilipalveluun rekisteröityneistä käyttäjistä muodostuu henkilötietolain mukainen henkilörekisteri.

 

3.3 Rekisterin pitämisen peruste

Asiointitilipalvelu edellyttää henkilötietojen tallentamista sähköisten tiedoksiantojen toimittamiseen viranomaisilta kansalaisille ja kansalaisilta viranomaisille. Lisäksi henkilön sähköisiä yhteystietoja käytetään muistutusviestien toimittamiseen kansalaiselle uusista tiedoksiannoista. Asiointitili on henkilökohtainen.

 

4 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterin sisältö koostuu henkilötiedoista, asiointiviesteistä, asiakirjakopioista, tiedoksiantoihin liittyvistä viitetiedoista ja lokitiedoista. Viranomaisen toimittamien asiakirjojen alkuperäiset versiot säilyttää kukin viranomainen itse. Henkilötunnus saadaan käyttäjän kirjautuessa palveluun vahvalla tunnistusvälineellä. Henkilötunnus toimii käyttäjän yksilöivänä avaimena.

Henkilötiedoista tallennetaan Asiointitilipalvelun käyttäjärekisteriin seuraavat tiedot:
(*=pakollinen tieto)

Henkilötunnus*

123456-1234

Matkapuhelinnumero

+358xx xxxxxxx (jos täytetty)

Sähköpostiosoite

oma@osoite.fi (jos täytetty)

Matkapuhelinmuistutus päällä

Kyllä/Ei

Sähköpostimuistutus päällä

Kyllä/Ei

Asiointitili passiivinen*

Kyllä/Ei (oletus)

Henkilön ottaessa Asiointitilin käyttöönsä haetaan väestötietojärjestelmästä tai alkuperäisestä tunnistuslähteestä (esim. pankin tunnistuspalvelu) henkilötunnuksen perusteella seuraavat tiedot:

  • Nimi*
  • Sähköpostiosoite (jos saatavilla väestötietojärjestelmästä)

Väestötietojärjestelmästä saatava sähköpostiosoite tarjotaan käyttäjälle oletuksena palveluun rekisteröitymisen yhteydessä. Tämän jälkeen tiedot ja käyttäjän niihin tekemät muutokset tallennetaan Asiointitilipalveluun.

Asiointiviesteistä ja käyttäjän toiminnoista tallennetaan seuraavat tiedot:

  • Viranomaisen toimittamat viestit, niiden metatiedot ja mahdolliset asiakirjakopiot
  • Kansalaisen viranomaiselle toimittamat viestit, niiden metatiedot ja mahdolliset asiakirjat
  • Lokitapahtumat

Jokaisella Asiointitilipalvelun kautta viestejä vastaanottavalla ja lähettävällä viranomaisella on oma rekisteriseloste viranomaisen omasta tietojärjestelmästä.

 

5 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterin tietolähteitä ovat julkishallinnon viranomaisten tietojärjestelmät, väestötietojärjestelmä ja Asiointitiliä käyttävä henkilö itse.

 

5.1 Säännön mukaiset henkilötietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiointitilipalvelua käyttävän viranomaisen tietojärjestelmä voi tarkistaa henkilötunnuksen perusteella, onko henkilöllä Asiointitili käytössä. Muita tietoja ei luovuteta eteenpäin. Asiointitilin käyttäjärekisteristä ei tehdä tietojen luovutuksia EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

5.2 Rekisterin sisäinen käyttö

Rekisteriä käytetään sisäisesti tilastolliseen tarkoitukseen (käyttäjämäärät eri palveluissa). Yksittäisen käyttäjän Asiointitilin sisältöön ei ole pääsyä muilla kuin henkilöllä itsellään. Tuomioistuimen päätöksen perusteella tai käyttöehtojen vastaisen toiminnan seurauksena Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori voi estää yksittäisen henkilön Asiointitilin käytön. Tällöin henkilön yksilöinti tapahtuu henkilötunnuksen perusteella.

 

5.3 Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin

Asiointitilipalvelua käyttävät viranomaiset voivat tallentaa omiin henkilörekistereihinsä tiedon siitä, että henkilöllä on Asiointitili käytössä.

Asiointitilin palautekanavan kautta käyttäjä voi lähettää Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin Asiointitilin toimintaa koskevaa palautetta. Palaute voidaan jättää anonyymisti. Mikäli palautteeseen halutaan vastaus, käyttäjän tulee ilmoittaa yhteystietonsa. Tiedot tallennetaan Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin palautejärjestelmään josta on oma rekisteriseloste.

 

6 REKISTERIN SUOJAAMINEN

Asiointitilillä oleviin tietoihin ja asiakirjoihin on pääsy vain sillä henkilöllä, jota asia koskee. Tunnistautuminen Asiointitilille tapahtuu joko pankkitunnuksilla, sähköisellä henkilökortilla tai muulla vahvalla tunnistuksella. Verkkoyhteys Asiointitiliin on SSL-suojattu. Asiointitilillä olevat tiedot ja dokumentit on salattu, ja palvelussa käsiteltävät tunnistetiedot välitetään aina vahvaa salausta käyttäen.

Asiointitilille tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorissa. Rekisteritietojen tarkastaminen on suojattu työntekijän sähköisellä tunnistuksella, ja tietojen tarkastamisesta tallennetaan merkintä Asiointitilipalvelun lokiin. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin työntekijät eivät pääse tarkastelemaan käyttäjän Asiointitilillä olevia viestejä tai asiakirjoja.

 

7 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Palvelun päättyessä, viestit ja liitteet on luettavissa Asiointitilillä kohdassa 8 määritellyn ajan.

Asiointitilipalvelun tallentamia lokitietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jonka jälkeen ne tuhotaan automaattisesti. Henkilötiedot, viestit ja asiakirjat poistetaan neljäntoista (14) päivän kuluttua siitä kun käyttäjä on sulkenut Asiointitilinsä. Viranomainen säilyttää saamiaan tai lähettämiään viestejä sitä itseään koskevan lainsäädännön ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

7.1 Rekisteröidyn informointi

Rekisteröidylle annetaan Asiointitilin käyttöönoton yhteydessä tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään henkilörekisteriin. Tämä rekisteriseloste on nähtävissä Asiointitilillä.

 

8 TARKISTUSOIKEUS

Käyttäjä voi tarkistaa omat rekisteritietonsa suoraan omalta Asiointitililtään (omat tiedot, lokitiedot, asiointiviestit ja asiakirjat). Rekisteröity voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona käymällä tai kirjallisesti pyynnön tarkastaa rekisteritietonsa rekisterin hoitajalta. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan seitsemän (7) päivän kuluessa pyynnön esittämisestä. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorissa käynnin yhteydessä henkilökohtaisesti esitetty tarkastuspyyntö voidaan toteuttaa välittömästi, mikäli henkilö voidaan tunnistaa.

 

8.1 Tiedon korjaaminen

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Käyttäjä voi Asiointitilipalvelun käyttöönoton jälkeen muuttaa muistutusviestien lähettämiseen käytettävän sähköpostiosoitteensa tai matkapuhelinnumeronsa.